Przejdź do treści

O czym rozmawiać podczas pierwszej rozmowy z agencją

Jeśli Twoja marka poszukuje wsparcia w zakresie marketingu, skorzystanie z usług profesjonalnej agencji może być dobrą inwestycją dla Twojego biznesu. Pierwsze spotkanie z agencją reklamową jest kluczowe dla powodzenia współpracy. Jego cel to przede wszystkim stworzenie wstępnego planu działania dla Twojej firmy.

Specjaliści będą chcieli dowiedzieć się wszystkiego o specyfice prowadzonego przez Ciebie biznesu oraz poznać Twoje cele marketingowe. Żeby ułatwić im to zadanie, warto przygotować się do rozmowy. Jak to zrobić? Podpowiadamy!

Przygotowanie do pierwszej rozmowy z agencją reklamową

Stwierdzenie, że dzisiejszy świat biznesu rozwija się dynamicznie, to eufemizm. Nowe marki powstają codziennie, co sprawia, że przebicie się na rynku i dotarcie do klientów jest prawdziwym wyzwaniem. W takich warunkach współpraca z doświadczoną agencją reklamową jest ważną decyzją biznesową, która może znacznie ułatwić Ci odniesienie sukcesu – może, ale nie musi. Jeśli odpowiednio przygotujesz się do rozmowy, uda Wam się ustalić to już podczas pierwszego spotkania.

Pierwsze spotkanie z agencją reklamową to nie tylko możliwość zaprezentowania Twojej firmy, ale – co znacznie ważniejsze – szansa na stworzenie solidnych fundamentów dla przyszłej współpracy. To chwila, w której trakcie obie strony mogą lepiej się poznać oraz przedyskutować cele, potrzeby i oczekiwania.

Dobrze poprowadzona rozmowa pozwoli na stworzenie wspólnej wizji działań marketingowych, co przełoży się na efektywne (i często też efektowne!) kampanie i obopólną satysfakcję.

Podczas swojej pierwszej rozmowy z agencją musisz więc skupić się na kilku kluczowych aspektach. Przede wszystkim są to:

  1. Zrozumienie Twoich celów i potrzeb – pomyśl o swoich głównych celach marketingowych. Na czym Ci zależy – wzroście sprzedaży? Zwiększeniu widoczności marki, a może na pozyskaniu nowych klientów lub poprawie postrzegania firmy? Określenie oczekiwań pomoże agencji na lepsze dostosowanie działań do Twoich potrzeb.
  2. Przeanalizowanie poprzednich działań marketingowych – przygotuj krótkie podsumowanie swoich poprzednich działań marketingowych. Jakie kampanie zostały przeprowadzone, jakie były ich rezultaty, które działania przyniosły efekty, a które nie? Taka analiza pozwoli agencji na dokładne zrozumienie Twoich poprzednich doświadczeń, a przy okazji – umożliwi jej niepowtarzanie cudzych błędów, co pozwoli Wam na zaoszczędzenie czasu i pieniędzy oraz uniknięcie rozczarowań.
  3. Analiza rynku i konkurencji – przeanalizuj rynek, na którym działa Twoja firma, oraz aktywność konkurencji. Jakie są obecne trendy i jakie akcje reklamowe przeprowadzają inni gracze? Ta wiedza jest niezbędna do stworzenia strategii marketingowej dopasowanej do aktualnej sytuacji i trendów.

Czas, który poświęcisz na przygotowanie się do rozmowy, zdecydowanie się opłaci. Dzięki temu już w trakcie pierwszej rozmowy specjaliści z agencji będą w stanie lepiej zrozumieć potrzeby Twojej firmy, co w bliskiej przyszłości przełoży się na stworzenie skutecznej strategii.

W kolejnej części artykułu dokładnie omówimy poszczególne zagadnienia, które powinny pojawić się w trakcie pierwszego spotkania z agencją reklamową.

Kluczowe tematy do omówienia podczas spotkania w agencji reklamowej

Kontynuując wspomniane we wstępie tematy, poniżej opisaliśmy bardziej szczegółowo zagadnienia, które warto poruszyć w trakcie spotkania.

Cele i oczekiwania

Zdefiniowanie własnych celów marketingowych, takich jak pozyskanie nowych klientów czy zwiększenie sprzedaży, sprawia, że agencja może skupić się na konkretnych aspektach, a tym samym przygotować bardziej precyzyjny plan działania, idealnie dopasowany do Twoich potrzeb i oczekiwań.

Oczywiście nie oznacza to, że możesz mieć tylko jeden cel biznesowy. Po prostu ustalenie od początku Twojej wizji rozwoju sprawi, że będzie można lepiej zaplanować strategię marketingową, uwzględniając w niej wszystkie punkty.

Twoje oczekiwania względem współpracy

Zastanów się, czego oczekujesz od swojej współpracy z profesjonalną firmą marketingową? Na jakie rezultaty liczysz oraz jakiego zaangażowania oczekujesz od obu stron? To bardzo ważny krok, który pozwoli Wam na uniknięcie ewentualnych nieporozumień, mogących niekorzystnie wpłynąć na przebieg kooperacji, a tym samym efekty działań.

Audyt poprzednich działań marketingowych

Szczegółowy przegląd poprzednich działań pozwoli na określenie, co się sprawdziło, a co nie przyniosło oczekiwanych rezultatów. Kampanie zakończone sukcesem mogą być świetną inspiracją dla przyszłych inicjatyw, podczas gdy wyeliminowanie nieskutecznych strategii pozwoli na oszczędność czasu, pieniędzy oraz, mówiąc kolokwialnie, nerwów.

Skrupulatny audyt podjętych akcji jest bardzo istotny dla agencji, ponieważ pozwala jej na lepsze zrozumienie Twoich doświadczeń – dobrych i złych – a tym samym na udoskonalenie swojego podejścia.

Budżet

Omówienie dostępnego budżetu i jego elastyczności to kolejny ważny krok. Warto z góry ustalić, czy istnieje możliwość zwiększenia wydatków na marketing, jeśli okaże się to konieczne. Dobre zrozumienie zaplecza finansowego pozwala na zaplanowanie efektywnej, ale przy tym realistycznej kampanii, dostosowanej do Twoich możliwości ekonomicznych, a także na precyzyjne określenie priorytetów.

No właśnie – priorytety. Warto porozmawiać o nich już na pierwszym spotkaniu. Czy istnieją konkretne projekty lub kanały, na których chcesz się skupić? Ustalenie kluczowych działań umożliwia agencji skoncentrowanie się na najważniejszych dla Ciebie celach.

Doświadczenie i Case Studies

Oczywiście nie tylko Ty musisz przygotować się do rozmowy. W trakcie spotkania warto poprosić agencję o podzielenie się jej Case Studies, czyli studium przypadku lub projektów podobnych do Twojego, którymi zajmowali się wcześniej. Dzięki temu zyskasz wgląd w doświadczenie agencji oraz jej wskaźnik sukcesów.

Pamiętaj, że zarówno sukcesy, jak i porażki są doskonałymi lekcjami. Dlatego w trakcie rozmowy przedyskutujcie osiągnięcia oraz wyzwania, z jakimi agencja musiała zmierzyć się podczas poprzednich projektów. Zrozumienie podejścia firmy do rozwiązywania problemów i jej umiejętności adaptacji będzie dla Ciebie bardzo cenne.

Poza tym ważne jest Twoje doświadczenie jako klienta, zwłaszcza akcje, które podejmowałeś do tej pory. Podziel się swoimi doświadczeniami marketingowymi. Opowiedz o działaniach, które spełniły Twoje oczekiwania. Wymiana wiedzy pozwoli na stworzenie lepszej strategii działania.

Strategie i metody pracy

W trakcie rozmowy warto poznać strategie, metody i narzędzia pracy preferowane przez agencje, takie jak platformy czy technologie. Poza tym istotne mogą być filozofia oraz podejście do działań marketingowych – czy agencja woli działania oparte na twardych danych, stawia na proces kreatywny, a może korzysta z obu? Upewnij się, że Wasze nastawienie i wizja są kompatybilne.

KPI i wskaźniki sukcesu

Zanim rozpoczniesz współpracę z agencją, powinieneś koniecznie zdefiniować KPI (z ang. Key Performance Indicators), którym posłużycie się, by mierzyć wskaźniki sukcesu. Ta miara powinna być dostosowana do Twoich celów biznesowych i jasno ukazywać postępy projektu.

Najczęściej KPI w marketingu obejmuje:

  • ruch na stronie,
  • stopień konwersji,
  • ROI (Return on Investment), czyli zwrot inwestycji.

Przedyskutuj z agencją, jak będzie przebiegało śledzenie oraz raportowanie tych wskaźników.

Regularne składanie sprawozdań pozwala na zachowanie przejrzystości działań oraz upewnienie się, że obie strony są na bieżąco z postępami. Dowiedz się, jak często agencja będzie przesyłać raporty i analizy – co tydzień, co dwa tygodnie, a może co miesiąc? Systematyczność w tym zakresie ułatwi Ci ocenienie skuteczności wdrażanych strategii i szybką reakcję, jeśli pojawi się konieczność wdrożenia zmian.

Komunikacja

Każdy związek wymaga rozmowy – i współpraca biznesowa nie jest wyjątkiem. Ustal preferowane przez Ciebie kanały komunikacyjne już na początku – wybór jest naprawdę duży, od maila po narzędzia do zarządzania projektami, takie jak Slack czy Trello. Przejrzysta, jednoznaczna komunikacja to najłatwiejszy sposób na to, by zapobiec nieporozumieniom i upewnić się, że wszyscy są dobrze poinformowani.

Poza tym zaplanuj spotkania i konsultacje. Regularne calle czy wideokonferencje, na przykład cotygodniowe lub co dwa tygodnie, pozwolą na śledzenie postępów w czasie rzeczywistym oraz szybką reakcję w razie problemów. Te spotkania powinny skupiać się na przeglądzie postępów, rozwiązywaniu problemów oraz planowaniu następnych kroków.

Harmonogramy i terminy

Przedyskutowanie poszczególnych etapów i terminów jest kluczowe dla efektywnego zarządzania projektem. Najlepiej podzielić przedsięwzięcie na krótsze, łatwiejsze do zaplanowania fazy, z których każda powinna kończyć się deadlinem. Takie działanie nie tylko pozwala na lepsze zarządzanie pracą, lecz również umożliwia przeprowadzenie podsumowania poszczególnych etapów.

Ustal terminy zakończenia najważniejszych etapów i wyznacz realistyczne ramy czasowe. Zrozumienie cyklu życia projektu – od wstępnego planowania po jego zakończenie – pomoże Ci w zarządzaniu oczekiwaniami oraz zmniejszy ryzyko opóźnień. Na koniec koniecznie potwierdź, że agencja również zgadza się na przedstawiony plan działania, dzięki temu unikniecie ewentualnych nieporozumień.

Pytania klienta do agencji

Odpowiednie pytania przyniosą Ci pożądane odpowiedzi. W trakcie pierwszej rozmowy warto  poznać możliwość agencji i dowiedzieć się, czy są one zgodne z Twoimi potrzebami. Oto kilka pytań, które możesz zadać w trakcie spotkania.

  1. Czy możecie przedstawić przykłady podobnych projektów, które zakończyły się sukcesem?
  2. Jak radzicie sobie z wyzwaniami i nagłymi zmianami w trakcie projektu?
  3. Jakie jest wasze podejście do opracowywania i realizacji strategii?
  4. Jak dbacie o to, by Wasz zespół był na bieżąco z najnowszymi trendami oraz najlepszymi praktykami w branży?

Ocena odpowiedzi na te pytania sprawi, że lepiej poznasz doświadczenie oraz rzetelność firmy. Zwracaj uwagę na detale, na to, czy odpowiedzi są przemyślane oraz czy pokazują zrozumienie Twoich potrzeb i zaangażowanie.

Podsumowanie

Jak widzisz, przygotowanie do pierwszej rozmowy z agencją obejmuje przede wszystkim jasne ustalenie celów, wymaga efektywnej komunikacji oraz dokładnej oceny dotychczasowych działań.

Poprzez określenie KPI, ustalenie protokołów komunikacyjnych oraz zaplanowanie ram czasowych możecie stworzyć solidny fundament dla owocnej współpracy.

Pamiętaj, że agencja również chce jak najlepiej zrozumieć Twoje potrzeby i oczekiwania. Zadawanie pytań jest normalną częścią procesu i pozwala na zbudowanie zaufania. Podejdź do tego spotkania z pozytywnym nastawieniem, bądź otwarty na dialog, dziel się swoją wizją oraz wysłuchaj spostrzeżeń przyszłych współpracowników.

Przemyślana, dobrze przygotowana rozmowa to najlepszy sposób na upewnienie się, że obie strony są gotowe do podjęcia efektywnej współpracy.


Porozmawiajmy o tym, jak rozwinąć
Twój biznes